株主総会資料の電子提供制度
（よくあるご質問）
Q1．株主総会資料の電子提供制度とは何ですか？
- A1．株主総会資料の電子提供制度とは、株主様の個別の承諾を得ることなく、「株主総会参考書類等※」を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、当該ウェブサイトのアドレス等を株主総会の招集通知に記載等して株主様に通知した場合、株主様に対し株主総会資料を提供したものとする制度のことをいいます。すべての上場会社において義務化されました。
株主総会資料の電子提供制度の詳細についてはこちら
- ※「株主総会参考書類等」とは、株主総会参考書類、事業報告、監査報告、計算書類、連結計算書類を指します。
Q2．株主総会資料の電子提供制度は、何を基にいつ決まったのですか？
- A2．2019年12月4日に成立した「会社法の一部を改正する法律」（令和元年法律第70号）によります。改正内容の大部分は、既に2021年3月1日から施行されていますが、このたび、政令により「株主総会資料の電子提供制度の創設」に関する部分についての改正が2022年9月1日に施行され、2023年3月に開催される株主総会より適用となりました。
- ※会社法改正による法律の概要についてはこちら
- ※これにより上場会社及びこの制度を採用する任意の未上場会社は原則、株主総会参考書類が書面として郵送されなくなります。
- ※この改正の一部には、SDGsの観点でペーパレス化を促進する社会情勢を反映する趣旨があります。
Q3．書面交付請求とは何ですか？
- A3．インターネットの利用が難しい株主様に配慮して設けられた措置です。
2019年12月4日に成立した「会社法の一部を改正する法律」（令和元年法律第70号）では、株主総会参考書類等を郵送せずウェブサイト上で情報を提供する制度（電子提供措置）が上場会社で義務化されました。これにより上場会社及びこの制度を採用する任意の未上場会社は原則、株主総会参考書類等が書面として郵送されなくなります。この改正は2022年9月1日に施行され、2023年3月に開催される株主総会より適用となりました。株主総会参考書類等を書面で確認したい場合、書面交付請求のお手続きをいただければ引き続き書面を送付することが可能です。
（重要：書面での送付をご希望の場合は、必ず書面交付請求のお手続きをお願いいたします。）
- ※株主総会参考書類等とは、株主総会参考書類、事業報告、監査報告、計算書類、連結計算書類を指します。
Q4．書面交付請求の手続きはどうすればいいのですか？
- A4．当社にて書面交付請求をされる場合は、下記専用コールセンター（電子提供制度に関するお問合せ先）へご連絡いただくか、チャットボットに必要な情報を入力してください。書面交付請求書をお届出住所あてにご送付いたします。書面交付請求書がお手元に届きましたら、必要事項をご記入のうえ、切手を貼付いただきご返送ください。なお、複数の銘柄を保有している場合、銘柄毎にお手続きが必要となります。
手続き完了後、「書面交付請求手続き完了のご案内」をご送付いたします。（電子提供制度に関するお問合せ先）※書面交付請求書用紙の受付にはご所有銘柄の株式の証券コード（4桁）、会社名および株主番号が必要となります。
■日本証券代行株式会社 代理人部 0120-252-455
■受付時間 平日 9:00～17:00 （土・日・祝日・年末年始を除く）（注意事項）
- ①書面交付請求書の送付先は、原則、届出住所宛てとなります。住所変更がある場合は、口座管理機関にて住所変更完了後、書面交付請求書のご請求をお願いいたします。
- ②書面交付請求にあたり、手数料はかかりませんが、請求書を郵送にてご返送いただく際の郵送料は、株主様のご負担となります。
Q5．書面交付請求の有効期限はありますか？
- A5．直近の株主総会基準日までに手続きを完了した直後に到来する「株主総会基準日」から適用され、有効期限の定めはありません。
しかし将来、会社が書面交付の終了を通知したときは、書面交付請求は終了します。書面交付の継続をご希望される場合は、期間内にお手続きが必要になります。
Q6．書面交付請求手続きの期限は、いつまでですか？
- A6．書面交付請求手続きの期限は、直近株主総会基準日までとなります。なお、書面のお受付は、郵送のみとなっております。お手続きの都合上、原則直近株主総会基準日に指定の返送先に必着となっております。ご投函の際は余裕を持ってご提出いただきますようお願いいたします。
直近株主総会基準日後のお手続きとなった場合、その次の株主総会基準日発送物から書面送付となります。
Q7．基準日とはいつですか？
- A7．基準日とは、会社ごとに異なりますが、定款に定められた基準日となります。
例）3月31日決算の会社が、基準日も3月31日としている場合
→この場合、総会開催は6月ごろとなるのが一般的です。書面交付請求書の返送は、3月31日必着で提出していただく必要があります。
Q8．書面交付請求手続きに手数料はかかりますか？
- A8．書面交付請求のお手続きに関する手数料は、かかりません。
請求書の受付は郵送のみとさせていただきます。- ※ご提出の際の郵送料は株主様ご負担となります。
また、証券会社にお申し出の場合は、直接、証券会社に手数料をお問合せください。
Q9．複数銘柄保有している場合、書面交付請求手続き方法はどのようにしたらよいですか？
- A9．当社が株主名簿管理人の会社の場合は、送付されたはがきに切手添付のうえ、ご返送ください。はがきは会社ごとに印字のうえ送付いたします。
- ※複数のはがきを封筒に入れて提出いただいて問題ございません。
なお、お取引いただいている証券会社にお申出いただいてもお手続き可能です。
